서면의결권 본인확인규정 정관 신설 방법

1. 쟁점

조합원이 서면으로 의결권을 행사하는 경우에 조합은 서면의결권을 행사하는 자가 본인인지 확인하여야 한다는 내용의 도시정비법 제45조 제6항(이하 ‘본인확인의무규정’이라 한다)이 2021. 8. 10. 신설되었다.

이에 따라 본인확인의무규정을 어떻게 정관에 규정할지가 쟁점이다.

2. 하급심 판결 소개

서울동부지방법원 2023. 2. 14.자 2022카합102** 결정

채무자는 2022. 10. 13. 대의원회의를 개최(이하 ‘이 사건 대의원회의’라 한다)하여 본인확인의무규정의 이행을 위해 ① 등기우편의 방법으로 서면결의서를 제출하는 경우 조합원 본인이 서면의결권을 행사하는 것으로 간주하고, ② 등기우편이 아닌 방법으로 서면결의서를 제출하는 경우에는 서면결의서에 본인행사확인서 및 신분증을 첨부하여 제출하도록 하는 내용의 정관변경(제20조 제7항 단서 신설) 안건을 의결하였다(이하 위 정관을 ‘이 사건 정관규정’이라 한다).

한편 도시정비법 제40조 제1항 제10호, 제4항, 제39조 제4호는, “총회의 소집 절차· 시기 및 의결방법에 관한 (정관)사항”은 총회의 의결을 거치지 않고 정관이 정하는 바에 따라 변경할 수 있는 ‘경미한 사항의 변경’으로 규정하고 있고, 서면결의권 행사에 따른 본인확인방법에 관한 정관변경은 ‘총회 의결방법에 관한 사항’이므로 총회의 의결을 거치지 아니하고 정관이 정하는 바에 따라 변경이 가능하다. 그런데 채무자 정관 제25조 제1항 제6호는 ‘정관의 경미한 변경 사항’을 대의원회에서 의결하는 것으로 정하고 있고, 채무자가 이 사건 총회가 개최되기 전인 2022. 10. 13. 개최된 이 사건 대의원회에서 이 사건 정관규정을 신설하는 것으로 결의한 사실은 앞서 본 바와 같으며, 기록상 위 결의에 절차상 중대한 하자가 있다고 볼 만한 사정은 없는 것으로 보이므로, 이 사건 정관규정이 본인확인의무규정의 이행을 무의미하게 하거나 잠탈한다는 등의 특별한 사정이 없는 한 이 사건 정관규정에 따라 본인확인의무를 이행한 것은 적법한 본인확인의무의 이행으로 볼 수 있다.

나아가 본인확인의무규정은 서면결의권 행사에 관한 법적 분쟁을 방지하기 위함인데, 발신인이 등기우편을 발송하면 등기번호조회를 통해 보내는 사람, 취급점, 접수 일자 등의 기록이 남게 되므로 권한 없는 사람이 조합원의 서면결의권을 행사할 가능성은 상당 부분 감소하는 점, 채무자는 조합원이 서면결의서를 작성할 경우 이를 회신용 봉투에 담아 발송하게 하고 있는데, 그 회신용 봉투 겉면에는 자필로 보내는 사람의 주소와 이름을 기재하도록 하고 있으므로 분쟁 발생시 서면결의권을 행사한 사람이 조합원인지 여부를 확인할 수 있는 방법이 마련되어 있는 점 등을 종합하면, 이 사건 정관규정이 완벽한 본인확인방법이라고 할 수는 없더라도 도시정비법상의 본인확인의무를 무의미하게 하거나 잠탈하려는 취지의 규정이라고 보기는 어렵다.

[재개발재건축 총회진행, 임원 선임해임, 시공자선정실무] 책 참고

[법무법인강산]